¿Cuánto tiempo se debe conservar la documentación clínica de un paciente?

En el mundo seriéfilo que nos ha tocado vivir, ¿quién no ha visto alguna vez al borde doctor House indagar en el historial de un paciente cual Sherlock Holmes médico en busca de datos que le hagan llegar a un diagnóstico certero? ¿Qué hubiera sido de la mitad de sus pacientes si el ínclito doctor no hubiera podido disponer de la información previa acumulada en los historiales? Más allá de la anécdota televisiva, pongamos el foco en cuán importante es para cualquier profesional médico y por extensión, para sus pacientes, el poder acceder a su historial médico, lo que no sería posible de no existir un archivo y custodia de toda la documentación clínica de cada individuo.  

Cuando en nuestras vidas se produce la enfermedad, estamos acostumbrados a acudir a un profesional médico que indaga en nuestros síntomas, hace las pruebas que considera pertinentes, establece un diagnóstico y procede a un tratamiento o intervención si procede. Una vez llegado a término todo este proceso asistencial, nosotros, como pacientes, nos olvidamos del asunto hasta más ver. Pero ¿qué pasa con toda esa documentación, donde se registra cada dato, cada síntoma, cada prueba y cada diagnóstico? Evidentemente, los centros sanitarios están obligados a conservar esa ingente cantidad de información que puede resultar relevante en un futuro para el paciente, no solo en el caso evidente de una reclamación judicial sino también y, probablemente más importante, en el futuro caso de reincidencia en la enfermedad o nueva patología, ya que tener el conocimiento de los antecedentes de un paciente y de los tratamientos a los que ha sido sometido, puede ser una información muy valiosa a la hora de actuar de nuevo. El profesional médico necesita tener una visión más amplia de la condición sanitaria de un individuo que la investigada en el momento, ya que cuestiones como antecedentes familiares, patologías anteriores, alergias, reacciones adversas, etc. pueden ser la diferencia entre una correcta diagnosis y un proceso fallido.

Una de las cuestiones más problemáticas con las que se enfrenta la sanidad tanto pública como privada tiene que ver con los plazos de conservación de documentos. Cabría pensar que lo ideal sería conservarlos al menos durante la vida del individuo e, incluso después del deceso, algún tiempo más por si se producen reclamaciones o si tiene que ver con la seguridad sanitaria, pero lo cierto es que la legislación española establece distintos plazos y formas según se trate del ámbito nacional o autonómico.

España es un país con competencias descentralizadas desde que se estableció el Estado de las Autonomías y la Sanidad está transferida desde los inicios del siglo XXI. Esto supone que el Estado aprueba unas normas básicas y las Comunidades Autónomas amplían o acatan dichas normas. En anteriores artículos ya hemos hablado reiteradamente de la Ley 41/2002 en la que se regulan aspectos básicos de la Sanidad y una vez más es en esta ley, concretamente en su artículo 17 donde se especifica que el plazo será el adecuado a cada caso y, como mínimo, será de 5 años a contar a partir de la fecha de alta. Por supuesto, también añade que este plazo se ampliará cuando existan razones “epidemiológicas, de investigación o de organización…” y que se tratará de evitar la identificación de las personas implicadas.

Ya solo con el enunciado nos damos cuenta de que esta legislación no solo es escasa, sino que se presta a interpretaciones subjetivas de cada gestor o profesional sanitario. ¿Cómo determinar el plazo adecuado en cada caso? Dada la gran cantidad de información que se genera a diario, parece una tarea titánica establecer caso a caso el período específico. Aquí es donde entran las legislaciones autonómicas que nuestra experta legal Adriana Sánchez ha recopilado, donde se dan tres tipos de circunstancias legales:

• Aquellas Comunidades que no tienen legislación específica y por tanto “tiran” de la Ley 41/2002 como pueden ser Aragón o La Rioja
• Las que tienen legislación específica de Sanidad, pero no establecen plazos y por tanto se remiten a la misma ley nacional, como puede ser el caso de Andalucía o Comunidad Valenciana o sí lo establecen, pero es el mismo.
• Y por último, las que sí han ido más allá y establecen distintos plazos e incluso enumeran aquellos documentos a los que atañe como pueden ser Cataluña o Extremadura.

Cabe destacar los casos de Galicia, Castilla y León, Asturias o Castilla-La Mancha, donde se estable un plazo mínimo de 5 años y un máximo de indefinido para una serie de documentos que prácticamente incluye todas las tipologías, lo que dificulta a la larga su conservación. La digitalización de documentos facilita bastante esta labor, pero el espacio de almacenamiento virtual tiene un límite, mucho más amplio que un espacio físico, aunque en cualquier caso, es limitado.

Comunidades como Cataluña, Extremadura, Murcia o Navarra establecen plazos mínimos de entre 15 y 20 años a contar a partir del alta, aunque estos plazos varían en función del tipo de documento.

Como vemos, este asunto, aparentemente secundario, no está exento de polémica y cada vez más en los tribunales se está viendo que 5 años es un plazo insuficiente para ciertos casos porque no en pocas ocasiones hay consecuencias derivadas de tratamientos muchos años después. También hay que reseñar que 5 años no deja de ser un tiempo mínimo a partir del cual queda a discreción de cada centro ajustarse a la ley o ampliarlo. En todos los casos, implica disponer de un espacio físico seguro para almacenar cantidades ingentes de papel. La digitalización es un avance importante en este aspecto no solo porque “ensancha” el espacio del archivo virtual, sino porque añade un plus de seguridad en la custodia de las firmas biométricas en documentos importantes. Algunas de estas legislaciones autonómicas establecen diferencias entre documentos según su relevancia clínica. Destacan la importancia de la conservación de documentos como el Consentimiento Informado que se están convirtiendo, junto con otros informes y anotaciones que obran en la HC, en pruebas decisivas en procesos judiciales.

En definitiva, el plazo de archivo y custodia de documentación clínica debería ser una cuestión en constante revisión, ya que vivimos en un mundo cambiante donde cada vez más la asistencia sanitaria está viviendo una transformación digital importante y son muchos los factores a tener en cuenta. ¡Probablemente el debate está servido!